もう困らない!「溜まりやすい」書類の片付け・捨て方【3つ】のコツ

こんにちは、まちゃりさです。

今回の記事では、

・書類の[片付けのコツ]を知りたい
・気付くと[つい溜まってしまう]書類を片付けたい
・必要なときに[必要な書類]が出てこない

こういった悩み・疑問に答えます。

本記事の内容

1.書類の片付け・捨て方のコツ【3つ】
2.なぜ書類は溜まりやすいのか?
3.必要なときに必要な書類を取り出せる「仕組み」を作る

この記事を書いている私は、ミニマリスト初心者です。
上級者のようにテレビや家電を捨てることまではしていませんが、
いまの自分に必要なモノを見極め、断捨離を実行する力はあると思っています。

こうしたミニマリスト初心者の私が、解説していきます。

1.書類の片付け・捨て方のコツ【3つ】

さっそくですが、書類の片付け・捨て方のコツを3つご紹介します。

書類の片付け・捨て方のコツ【3つ】

コツ①書類は基本捨てられる。80%は不要と知る

コツ②溜まりにくい仕組みを作る

コツ③月に1回は見直す

順番に解説していきます。

コツ①書類は基本捨てられる。80%は不要と知る

書類は基本捨てられます。80%は不要と考えてください。

こう言うと、「そんなはずはない」「必要な書類がほとんどだ」という方もいるかもしれません。

かつてのまちゃりさも、同じように考えていました。

しかし、どうでしょう?

逆に、紙で残しておく必要がある書類は全体の20%に満たないと考えることはできませんか?

つまり、すべての書類を「紙」という形で残しておく必要はないということです。

紙でとっておくと、色褪せたり、汚れてしまったりする場合があります。

また、必要な書類をパッと取り出しやすいのは、デジタルの方が適しています。

紙でとっておく必要がある書類として、思い浮かぶのは「どこかに提出が必要な書類」、あるいは「権利書」くらいでしょうか。

それ以外は、紙以外の形として残すにせよ、紙自体は処分できると考えてください。

すべての書類を紙で残す必要はない。80%は不要。

コツ②溜まりにくい仕組みを作る

書類が気付くと溜まっている・・と悩む方は多いと思います。

まちゃりさも同様、処理しても溜まる一方の書類に頭を抱えていました。

コツの1つ目でお伝えした通り、「書類の80%は不要」です。

そうすると、新たに発生した書類に対して「どう処分するか?」という目線で挑むことができます。

例えば、毎日郵便物として届くチラシやDMなどです。

これらも、「あとで見よう」と思い、とりあえず机の上にポイしておく。

必ずしもダメとは言いませんが、それだけで終わらせると、気付けば机の上が書類の山になってしまいます。

書類が溜まりにくい仕組みを作るには、入ってきた書類を瞬時に判断することです。

判断は、紙として取っておく必要があるか?を考えてください。

取っておく基準としては、提出が必要な書類や大切に保管すべき書類などです。

情報は「デジタル化」する

「情報だけあればでいい」ものは、「デジタル化」するのをおすすめします。

例えば、スマホなどで写真にとると、外出先でもみることができて便利です。
また、いらなくなった場合は、すぐに処分もできるのでおすすめです。

不要な書類は「即処分」

不要だと思う書類は、すぐに処分できる仕組みを作っておくことも大切です。

しかし、機密情報がある場合は、処分が面倒なこともあります。

おすすめなのは、「シュレッダー」です。

以前はケチって「消しポン」や「手動のシュレッダー」を使うこともありましたが、結局面倒になり続きませんでした。

自動で裁断してくれるシュレッダーなら、一瞬で処分ができるので非常に便利です。

我が家では、以下のアイリスオーヤマのシュレッダーを使用しています。

使用して3年になりますが、価格が安かったわりに使いやすいので気に入っています。

シュレッダーが家にないという方は、コンパクトなタイプもありますので、自分の気に入ったデザインを購入してみてください。

短い間だけ必要な書類は「ざっくり」ファイリング

また、短い間だけ取っておきたい書類は、ざっくりとファイリングし、常に目が届く場所に保管しておくとよいです。

コツ③月に1回は見直す

コツ②「書類を溜めこみにくいコツ」を実践しても、書類は定期的に見直す必要があります。

理由は、その時は必要だと思って取っておいた書類でも、後から不要となる場合があるからです。

月に1度、見直すタイミングを作り、処分できる書類はないか?を見直してみましょう。

もちろん、時間は大きくかけなくて大丈夫です。

自分なりのルールを作り、書類量を20%に近付けるよう調整していきます。

月に1回は書類を見直すタイミングをつくる

2.なぜ書類は溜まりやすいのか?

ここからは、書類がなぜ溜まりやすいのか?この理由について考えてみます。

書類が溜まりやすい3つの理由

まだまだ「紙文化」の日本社会

「あとで見返す」と思い込んでいる

捨てた後の「後悔」を恐れている

順番に見ていきましょう。

まだまだ「紙文化」の日本社会

私は、少し前まで新卒から約5年間、IT会社で働いていました。

そこで感じたのは、「IT企業なのに紙が多い!」ということです。

2020年からは、コロナで在宅勤務が多くなりました。

しかし、「紙文化」が根付いているせいで、出社しないとできない仕事も多くありました。

本当に紙で提出する必要があるのか?と考えると、実際は「そうでもない」と思える書類が多かったです。

こうした紙文化が定着している日本社会で暮らす以上、「家庭」においても同様のことがいえます。

紙は意識して処分しない限り、溜まっていく一方になります。

「あとで見返す」と思い込んでる

「本人の考え方」が原因で、紙が溜まってしまう理由です。

「あとで見返すだろう」と思い、書類を捨てられないことがあります。

このように考えてしまう場合は、「あとで見返す」ことができる仕組みを作るとよいです。

過去のまちゃりさも、同じように考えては書類を溜め込んでいました。

しかし、「あとで見返す」と考えて取っておく書類のほとんどは、結局「見返さない」ことが多かったです。

では、どうすればいいか?

「あとで見返す」と決めたなら「あとで見返す」ことができる仕組みを作ることです。

しかし、「あとで見返す」書類は、何があるのか忘れてしまっては意味がありません

自分で管理できる量までにとどめておくとよいでしょう。

捨てた後の「後悔」を恐れている

「本人の経験」が原因で、紙が溜まってしまう理由です。

私もありました。大事な書類を捨ててしまって「後悔」した経験。

また、実際は捨ててないけど、捨てたと思い焦って探した経験。

しかし、気を付けて処分さえすれば、捨てたことを後悔することはありません

むしろ、必要なときに必要な書類を取り出すことができない方が、よっぽど後悔することに気が付きました。

3.必要なときに必要な書類を取り出せる「仕組み」を作る

では、必要なときに必要な書類を取り出せるようになるためにはどうすればよいでしょうか?

そのために役立つ「仕組み」をご紹介します。

ざっくり分類する

ざっくりでいいです。まずは書類を分類します。

以下のような、100均(ダイソーなど)で売られているファイルケースやクリアファイルなどを使用すると便利です。自分が分類しやすいものでOKです。

書類分類のカテゴリとして、まちゃりさが使っている例を挙げます。

・医療系
・税金・奨学金
・家電系
・住宅契約
・資格系 など

カテゴリは、住む環境や残しておきたい書類の種類によって異なります。

一度書類をすべて出してみて、残しておく書類のカテゴリを決めてみましょう。

1年以内に使う書類は「見える場所」に配置

1年以内に使う書類は、「見える場所」に配置します。

まちゃりさの場合は、毎日使う「リビング」に配置しています。

さらに、期限がある大事な書類は、「重要である」ことがわかるようクリアファイルに保管しています。

逆に、1年以上使わない書類は、きっちりとファイリングして保管しておくのをおすすめします。

1年以内に使う書類は、「見える場所」に配置

1年以上使わない書類は、ファイリングして「きっちり管理」

「デジタル化」を考える

紙を「デジタル化」するメリットの1つに「必要なときに必要な書類を取り出しやすい」ことがあります。

紙できっちり管理しようとして、何度も挫折しました。

あなたがお持ちの「パソコンやスマートフォン」に、書類を残すことを考えましょう。

例えば、「スキャナ」を使用して書類をデジタル化するのも、効果的です。

スキャナを選ぶ場合は、下記のようなコンパクトなハンディ型のタイプが場所を取らないので、おすすめです。

他にもスマートフォンでカメラ撮影したり、アプリのスキャン機能を使い取り込む方法もあります。

やりやすい方法でいいので、試してみるとよいです。

私は、情報だけが必要な書類は、すぐにカメラ撮影してシュレッダーで処分するようにしています。

スマートフォンで撮影しておくと、外出先でも情報を見ることができるので便利です。

余力があれば、アプリなどを使ってフォルダ分けしておくと、さらに取り出しやすくなります。

他にも、「トリセツ」というアプリ(無料)を使うことで、家電の取扱説明書を簡単に「デジタル化」することができました。

溜まりやすい名刺も、「Eight」というアプリ(無料)で簡単にデジタル化することができ、便利です。

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また、いまはネットにたくさん情報がある時代なので、ネットで検索すれば出てくる情報は処分することを検討するとよいです。

・デジタル化することで、必要なときに必要な書類が取り出しやすくなる

・ネットやアプリを活用し、処分できる書類は処分する

まとめ

いかがでしたか?

今回は、

・書類の[片付けのコツ]を知りたい
・気付くと[つい溜まってしまう]書類を片付けたい
・必要なときに[必要な書類]が出てこない

こういった悩み・疑問にお答えするための記事を書きました。

書類を片付けるコツは、「80%は不要と知る」「溜めない仕組みを作る」「月に1回見直す」です。

とにかく書類は溜まりやすく、溜めてしまうと必要・不必要を「判断する」ことに時間がかかってしまいます。

結果、「めんどくさい」に陥りやすいです。(まちゃりさも、何度も経験済み)

溜め込んでしまってから「よし整理するか」と動くには相当のエネルギーが必要です。

できれば、入ってくる量(根源)を抑えてしまうと、見直す量が少なくなり、ラクです。

そして、不要な紙は「即処分」がおすすめです。

機密情報のある書類は、自動で裁断してくれるシュレッダーで即処分しましょう。

取っておきたいけど、提出の必要がない情報は、「デジタル化」をおすすめします。

スキャン機を使うのもいいですし、アプリなどを使って管理するのもおすすめです。

自分に合ったやり方を見つけ、「必要なときに必要な書類」が見つかるよう工夫してみてください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

おわり。

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