こんにちは、まちゃりさです。
・書類の片付けのコツを知りたい
・気付くとつい溜まってしまう書類を片付けたい
・必要なときに必要な書類が出てこない
今回のみ・疑問に答えます。
この記事を書いている私は、ミニマリストです。いまの自分に必要なモノを見極め、断捨離を実行する力はあると思っています。
それでは、どうぞ！
【書類の片付け・捨て方】３つのコツ
さっそくですが、書類の片付け・捨て方のコツを3つご紹介します。
書類の片付け・捨て方のコツ【3つ】
コツ①書類は基本捨てられる。80%は不要と知る
コツ②溜まりにくい仕組みを作る
コツ③月に1回は見直す
順番に解説していきます。
コツ①書類は基本捨てられる。80%は不要と知る
書類は基本捨てられます。80%は不要と考えてください。
こう言うと、「そんなはずはない」「必要な書類がほとんどだ」という方もいるかもしれません。
かつての私も、同じように考えていました。
しかし、一度書類を全て出して確認してみると、「紙」として残しておく書類は案外少ないことがわかります。
紙で残しておく必要がある書類は、全体の20％に満たないのです。
紙として取っておくことには、デメリットもあります。
例えば、色褪せたり、汚れてしまったりする場合があります。
他にも、必要な書類をパッと取り出しやすいのは、デジタルの方が適しています。
紙でとっておく必要がある書類として、思い浮かぶのは「どこかに提出が必要な書類」、あるいは「権利書」くらいでしょうか。
それ以外は、紙以外の形として残すにせよ、紙自体は処分できると考えてください。
すべての書類を紙で残す必要はない。80%は不要。
コツ②溜まりにくい仕組みを作る
気付くと、書類が溜まっている・・
このように悩む方は多いと思います。
私も同様、処理しても溜まる一方の書類に頭を抱えていました。
コツの1つ目でお伝えした通り、「書類の80%は不要」です。
このことを知っていると、新たに発生した書類に対して「どう処分するか？」という目線で挑むことができます。
例えば、毎日郵便物として届くチラシやDMなどです。
これらも、「あとで見よう」と思い、とりあえず机の上にポイしておく。
必ずしもダメとは言いませんが、それだけで終わらせると、気付けば机の上が書類の山になってしまいます。
書類が溜まりにくい仕組みを作るには、入ってきた書類を瞬時に判断することです。
まず、
紙として取っておく必要があるか？
を考えます。
紙として取っておきたいのは、以下のような書類です。
- 提出が必要な書類（申請書など）
- 大切に保管すべき書類（権利書など）
情報は「デジタル化」する
情報だけあればいい書類は、「デジタル化」するのをおすすめします。
例えば、スマホなどで写真に撮ると、外出先でも閲覧できて便利です。
また、いらなくなった場合は、ボタン1つで簡単に処分できるのでおすすめです。
不要な書類は「即処分」
不要だと思う書類は、すぐに処分できる仕組みを作っておくことも大切です。
しかし、機密情報がある場合は、処分が面倒なこともあります。
そんな時におすすめなのは、「シュレッダー」です。
以前はケチって「消しポン」や「手動のシュレッダー」を使うこともありました。
しかし、結局は面倒になってしまい、続きませんでした。
自動で裁断してくれるシュレッダーなら、一瞬で処分ができるので非常に便利です。
我が家では、アイリスオーヤマのシュレッダーを使用しています。
使用して3年になりますが、価格が安かったわりに使いやすいので気に入っています。
シュレッダーが家にないという方は、コンパクトなタイプもありますので、自分の気に入ったデザインを購入してみてください。
短い間だけ必要な書類は「ざっくり」ファイリング
短い間だけ取っておきたい書類は、ざっくりとファイリングするのがおすすめです。
ファイリング後は、常に目が届く場所に保管しておくとよいです。
コツ③月に1回は見直す
書類は定期的に見直す必要があります。
理由は、その時は必要だと思って取っておいた書類でも、後から不要となる場合があるからです。
例えば、月に1度、書類を見直すタイミングを作ります。
このとき、改めて処分できる書類はないか？を見直してみます。
時間は大きく割かなくて大丈夫です。
自分なりのルールを作り、書類量を20％に近付けるように調整していきます。
月に1回は書類を見直すタイミングをつくる
なぜ書類は溜まりやすいのか？
では、なぜ書類は溜まりやすいのでしょうか？
書類の持つ「特徴」について考えてみます。
①まだまだ「紙文化」の日本社会
②「あとで見返す」と思い込んでいる
③捨てた後の「後悔」を恐れている
順番に見ていきましょう
理由①まだまだ「紙文化」の日本社会
そもそも日本は、まだまだ紙で成り立っている社会という理由です。
私は、ちょっと前まで新卒からの約5年間、IT企業に勤めていました。
>>参考：【体験談】文系SEは辛い？IT未経験で5年勤めた私からのアドバイス
そこで感じたのは、「IT企業なのに紙が多い！」ということです。
2020年からは、在宅勤務が増えたものの、「紙文化」が深く根付いているせいで、出社しないとできない仕事も多くありました。
本当に紙で提出する必要があるのか？
と考えると、実際は「そうでもない」と思える書類が多くありました。
こうした紙文化が定着している日本社会で暮らす以上、家庭においても同様のことがいえます。
紙は意識して処分しない限り、溜まっていく一方になります。
理由②「あとで見返す」と思い込んでる
こちらは当人の「考え方」による理由です。
「あとで見返すだろう」と考えてしまい、書類を捨てられないことがあります。
こう考えてしまう場合、「あとで見返す」ことができる仕組みを作るとよいです。
過去の私も、同じように考えては書類を溜め込んでいました。
しかし、「あとで見返す」と考えて取っておく書類のほとんどは、結局「見返さない」ことが多かったです。
では、どうすればいいか？
「あとで見返す」と決めたなら「あとで見返す」ことができる仕組みを作ることです。
しかし、「あとで見返す」書類は、何があるのか忘れてしまっては意味がありません。
自分で管理できる量までにとどめておくことを、意識しましょう。
理由③捨てた後の「後悔」を恐れている
こちらは過去の「経験」からくる理由です。
私もありました。
- 大事な書類を捨ててしまって後悔した「経験」
- 実際は捨ててないけど、捨てたと思い焦って探した「経験」
気を付けて処分さえすれば、捨てたことを後悔したり、焦ったりすることはありません。
むしろ、必要なときに必要な書類を取り出すことができない方が、よっぽど後悔することに気が付きました。
必要なときに取り出せる「仕組み」を作る
では、「必要なとき」に「必要な書類」を取り出せるようになるためには、どうすればよいでしょうか？
そのために役立つ「仕組み」をご紹介します。
- ざっくり分類する
- 1年以内に使う書類は「見える場所」に配置
- 「デジタル化」を考える
ぜひ、真似してみてください！
ざっくり分類する
ざっくりでいいです。まずは書類を分類します。
以下のような、100均（ダイソーなど）で売られている「ファイルケース」や「クリアファイル」などを使用すると便利です。
自分が分類しやすいものでOKです。
書類分類の「カテゴリ」として、私が使っている例を挙げます。
・医療系
・税金・奨学金
・家電系
・住宅契約
・資格系 など
カテゴリは、住む「環境」や残しておきたい「書類の種類」によって異なります。
一度書類をすべて出してみて、残しておく書類の「カテゴリ」を決めてみましょう。
1年以内に使う書類は「見える場所」に配置
1年以内に使う書類は、「見える場所」に配置します。
私の場合は、毎日使う「リビング」に配置しています。
さらに、期限がある大事な書類は、「重要である」ことがわかるようクリアファイルに保管しています。
逆に、1年以上使わない書類は、きっちりとファイリングして保管しておくのをおすすめします。
1年以内に使う書類は、「見える場所」に配置
1年以上使わない書類は、ファイリングして「きっちり管理」
「デジタル化」を考える
紙を「デジタル化」するメリットの1つに「必要なときに必要な書類を取り出しやすい」ことがあります。
紙できっちり管理しようとして、何度も挫折しました。
お持ちの「パソコン」あるいは「スマートフォン」などに、書類を残すことを考えます。
例えば、「スキャナ」を使用して書類をデジタル化するのも、効果的です。
「スキャナ」は、下記のようなコンパクトなハンディ型のタイプが場所を取らないので、おすすめです。
他にもスマートフォンでカメラ撮影したり、アプリのスキャン機能を使い取り込む方法もあります。
やりやすい方法でいいので、試してみるとよいです。
私は、情報だけが必要な書類は、すぐにカメラ撮影し、シュレッダーで処分するようにしています。
スマートフォンで撮影しておくと、外出先でも情報を見ることができるので便利です。
余力があれば、アプリなどを使ってフォルダ分けしておくと、さらに取り出しやすくなります。
他にも、「トリセツ」というアプリ（無料）を使うことで、家電の取扱説明書を簡単に「デジタル化」することができました。
溜まりやすい名刺も、「Eight」というアプリ（無料）で簡単にデジタル化することができます。
現在はネットにあらゆる情報がある時代です。
ネットで検索すれば出てくる情報は、処分することを検討します。
・デジタル化することで、必要なときに必要な書類が取り出しやすくなる
・ネットやアプリを活用し、処分できる書類は処分する
まとめ：書類の片付け・捨て方3つのコツ！
いかがでしたか？
今回は、
- 書類の片付けのコツを知りたい
- 気付くとつい溜まってしまう書類を片付けたい
- 必要なときに必要な書類が出てこない
こういった悩み・疑問にお答えするための記事を書きました。
書類を片付ける3つのコツは、
- 80%は不要と知る
- 溜めない仕組みを作る
- 月に1回見直す
です。
とにかく書類は溜まりやすい特徴があります。
また、溜めてしまうと必要・不必要の判断に、時間がかかってしまいます。
結果、「めんどくさい」に陥りやすいです。（私も、何度も経験済み）
溜め込んでしまってから「よし整理するか」と動くには相当のエネルギーが必要です。
入ってくる量（根源）を抑えてしまうのがポイントです。
見直す量が少なくなり、ラクになります。
そして、不要な紙は「即処分」がおすすめです。
機密情報のある書類は、自動で裁断してくれるシュレッダーで即処分します。
取っておきたいけど、提出の必要がない情報は、「デジタル化」をおすすめします。
スキャン機を使うのもいいですし、アプリなどを使って管理するのもおすすめです。
自分に合ったやり方を見つけ、「必要なときに」「必要な書類が見つかる」よう、工夫してみてください。
それでは、今回はこの辺で終わります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
おわり。
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